Цели структурного подразделения

Основной целью является установление единого порядка работы с документами в Университете и решаются следующие задачи:

• Организация и совершенствование документационного обеспечения управления и делопроизводства.

• Совершенствование автоматизированной системы документационного обеспечения управления (ДОУ), определение функций, выполняемых системой электронного документооборота и отслеживание ее актуализации.

• Обеспечение процессов документирования.

• Формирование и обеспечение сохранности документального фонда.

• Организация работы архива Университета и его комплектования.

Функции структурного подразделения

В рамках задачи «Организация и совершенствование документационного обеспечения управления и делопроизводства»:

• разработка и внедрение локально-нормативных актов и методических документов, устанавливающие единые требования по оформлению организационно¬ распорядительных документов и порядок работы с ними в Университете;

• руководство эксплуатацией и совершенствованием автоматизированной системы документационного обеспечения управления;

• формирование документов в электронной системе в соответствии с номенклатурой дел;

• проверка правильности оформления организационно-распорядительных документов и писем Университета, регистрируемых в Управлении;

• формирование и ведение баз данных писем, приказов и распоряжений;

• организация и проведение практической подготовки обучающихся.

В рамках задачи «Совершенствование автоматизированной системы документационного обеспечения управления (ДОУ), определение функций, выполняемых системой электронного документооборота и отслеживание ее актуализации»:

• руководство постановкой задач, проектированием, эксплуатацией и совершенствованием автоматизированной системы ДОУ;

• осуществление формирования документов в электронной системе в соответствии со сводной номенклатурой дел Университета:

• участие в выборе и тестировании системы электронного документооборота, а также определении задач по ее адаптации к специфике работы Управления;

• участие в решении задач по эксплуатации новых информационных технологий и систем.

В рамках задачи «Обеспечение процессов документирования»:

• подготовка информации об исполненных документах и годовой сводки по документообороту Университета;

• организация работы по обеспечению исполнения документов с контрольным сроком, заявлений и жалоб граждан;

• унификация и стандартизация форм документов, обеспечивающих процессы управления;

• централизованная подготовка к изданию распорядительных документов и ведение специализированных электронных баз данных приказов и распоряжений;

• оказание методической помощи структурным подразделениям в работе с документами и консультирование по вопросам правильности оформления документов;

• централизованная разработка и подготовка к утверждению макетов бланков Университета и печатей Университета в соответствии с установленными требованиями;

• обеспечение сохранности и использования печатей, штампов в соответствии с регламентом использования, хранения и изготовления, уничтожения гербовых печатей Университета, печатей и штампов структурных подразделений;

• организация доставки, получения и отправки корреспонденции.

В рамках задачи «Формирование и обеспечение сохранности документального фонда»:

• контроль количества и категорий заведенных дел в номенклатуре;

• разработка сводной номенклатуры дел Университета и согласование с Главархивом города Мариуполя;

• согласование номенклатур дел структурных подразделений Университета;

• формирование дел и проведение экспертизы ценности документов;

• проведение проверок наличия, состояния документов и дел в структурных подразделениях;

• организация работы экспертной комиссии Университета;

В рамках задачи «Комплектование, учет, организация хранения и использование архивного фонда»:

• разработка, подготовка графика сдачи документов в архив Университета;

• контроль формирования дел и проведения архивно-технической обработки дел, подлежащих передаче в архив;

• прием документов, подлежащих архивному хранению, от структурных подразделений Университета;

• учет принятых в архив документов и дел, создание и поддержание в актуальном состоянии учетно-справочного аппарата;

• подготовка и представление в Главархив города Мариуполя паспорта архива Университета;

• составление смет расходов по закрепленным статьям бюджета за Управлением на почтовые расходы, архивное хранение, переплетные работы, повышение квалификации и др.